『結果が変わる仕事の段取り力』

金子です。

昨日のメルマガで
「段取りの質を高める」
ということについて
紹介したのですが、

読者さんから
反響があったので、

今日も仕事の
「段取り」について
書いていこうと思います。

1日の予定を計画するときに、

例えば、
「セミナーの企画を立てる」
というタスクを3時間でやることに
したとします。

ToDoリストには、
「セミナーの企画を立てる 3時間」
書き出しました。

このままでも
もちろんOK。

ただ、
いざセミナーの企画を
立てようとしたときに、
なにから始めたらいいか
わからなくなってしまった・・・

とりあえずセミナーの内容を
書き出してみようとするけれど、
なにも思い浮かばない。。。

そうこうしているうちに
1時間が経過し、
ちょっとずつ
焦り始めてきます。

内容はあとで考えるとして、
今度はセミナーのタイトルを
考えてみようか、、、、。

とタイトルを書いていくことに。

ただ、
セミナーの方向性が
固まっていないため、
タイトルのアイデアが
なかなか出てこない(>_<)

気がつけば、
2時間が経過している・・・

今日は残りあと
1時間しかない(>_<)

ますます焦りが募っていく。。

結局3時間も費やしたのに、
なんの進展もなかった・・・。

こういうことは
よく起こるんですよね。

これは明らかに
段取りの質がよくないからです。

そもそも、厳密にいうと、
「セミナーの企画をする」
というのはタスクではありません。

細かいタスクが集まって
できているプロジェクト
といってもいいんですね。

細かいタスクというのは、

例えば、
セミナーのコンテンツを練る
というのもそうですし、

セミナーのタイトル案を出す
というのもそうですね。

あなただったら、
セミナーの企画をするとき、
どんなタスクをどんな順番で
おこなっていきますか?

例えば、
セミナーの企画を立てるときには
一般的には以下のような
タスクと手順で行うことが多いです。

セミナーの目的を決める

セミナーの対象者を決める

競合のセミナーをリサーチする

セミナーのコンセプトを決める

セミナーのタイトルを決める

セミナーのコンテンツ概要を洗い出す

セミナーの企画を立てる
というのは、
これらの一連のタスクが集まった
「プロジェクト」だという発想を
持つといいんですね。

3時間の時間があるなら、
これらのタスクが
3時間でどこまでできるのかを
考えていきます。

そのためには、
1つ1つのタスクに
どれくらいの時間がかかりそうかを
見積もる必要が出てきます。

例えば、、、

セミナーの目的を決める 15分
セミナーの対象者を決める 15分
競合のセミナーをリサーチする 1時間
セミナーのコンセプトを決める 1時間
セミナーのタイトル案を洗い出す 30分

といった感じです。

ポイントは3つ。

まずは、
大きいかたまりの仕事(プロジェクト)を
細かいタスクに分解して洗い出すこと

2つ目に、
洗い出したタスクを、
どういう流れで
そのタスクをおこなっていくか
手順をイメージし、
順番に並べること

そして、最後に、
それぞれのタスクにどれくらいの
時間がかかるのかを見積もること
です。

ここまで段取りを組んでおくと、
なにから手をつけていいか
迷わなくなります。

そして、
大事なことを最後に付け加えます。

実際に、
そのタスクを実行してみて、

見積もった時間(予定時間)に
対して、
実際にかかった時間(実際時間)
を記録することです。

こうすると、
予定と実際が
ずれることが多いんです。

でも、ずれていいんです。

あくまでも「見積もり」
だからです。

実際にどれくらいの
時間がかかるのかがわかれば、

次にタスクの時間を
見積もりときの
大きな参考になります。

こうした
「予実管理」をしていくと、

時間の見積もりの精度が
どんどん上がっていくんですね。

そうすると、
1日の計画を立てるときに、
無謀な計画、
非現実的な計画を立てることが
なくなっていきます。

逆にいうと、
1つのかたまりの仕事(プロジェクト)を
しようと思ったとき、
合計でどれくらいの時間がかかりそうか、
直感的に算出できるようになります。

また、
これまで10時間かかっていたプロジェクトも
3時間でできるようになったりと、
時間対生産性がどんどん上がってくるはずです。

「仕事の段取りの質を高める」
ことで、結果が変わり始めます。

ぜひ、実践してみてくださいね^^

 

では、
今日も素敵な1日を
お過ごしください^^

金子

 

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